La responsabilità della cassa è affidata al direttore di produzione che autorizza un fondo cassa iniziale, gestito poi da un cassiere di produzione o, su set più piccoli, direttamente dall’ispettore o da un assistente di produzione di fiducia. Il principio cardine su cui si basa questa gestione è la tracciabilità: ogni singolo centesimo che esce dalla cassa deve essere giustificato da una ricevuta o da un giustificativo di spesa.
Il processo di gestione delle spese correnti segue un flusso operativo ben definito:
- Distribuzione dei fondi. All’inizio della settimana o della giornata, i capi reparto possono richiedere un “anticipo di cassa” per le piccole spese previste per il loro dipartimento. Questa richiesta viene approvata dal direttore di produzione e l’importo viene erogato dal cassiere.
- Effettuazione della spesa. Il responsabile del reparto utilizza i contanti per gli acquisti necessari: un oggetto di scena[4] dell’ultimo minuto, materiale di cancelleria per l’ufficio, caffè extra per la troupe[5] durante una notturna, il pagamento di una piccola tariffa per un permesso fotografico.
- Raccolta dei giustificativi. Per ogni spesa effettuata, è imperativo farsi rilasciare una ricevuta, uno scontrino fiscale o una fattura. In assenza di un documento ufficiale si compila una “nota spesa” firmata, che descrive la natura dell’uscita.
- Compilazione della “busta cassa”. Periodicamente (spesso a fine settimana), chi ha ricevuto l’anticipo deve riconsegnare la cosiddetta “busta cassa”. Questa busta contiene tutti i giustificativi di spesa ordinati e un riepilogo che fa quadrare i conti: l’importo totale[6] ricevuto meno la somma di tutte le spese documentate deve corrispondere al denaro contante residuo.
- Rendicontazione e chiusura. Il cassiere o l’amministrazione controlla meticolosamente ogni busta, verificando la corrispondenza tra le ricevute e il riepilogo. Le spese vengono quindi registrate nella contabilità generale del film, imputando alle corrette voci di budget. Il fondo cassa viene reintegrato per essere pronto per il periodo successivo.
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