La sua opera di gestione del budget e della logistica si articola attraverso una serie di passaggi metodici:
- Analisi e scomposizione del budget: il P.M. suddivide il budget in conti e sottoconti dettagliati per ogni reparto. Analizza lo spoglio[5] della sceneggiatura[3] – ovvero la lista degli elementi necessari per realizzare lo script – per prevedere necessità di vario genere come i giorni di ripresa e le attrezzature tecniche necessari.
- Assunzione della troupe[8] e negoziazione con i fornitori: è responsabile dell’assunzione di gran parte della troupe below-the-line. Negozia le tariffe con i capi reparto e seleziona i fornitori per il noleggio di attrezzature (luci, camere, generatori), i servizi di catering, i trasporti e gli alloggi, cercando sempre il miglior rapporto qualità-prezzo.
- Creazione del piano di lavorazione[1] dettagliato: in collaborazione con l’aiuto regista[4], il P.M. crea il piano di lavorazione – ossia il calendario delle riprese e l’ordine con cui verranno effettuate – che ottimizzi i tempi tenendo conto della disponibilità delle location[6], degli attori e delle ore di luce. Ogni decisione ha un impatto diretto sul budget.
- Supervisione logistica durante le riprese: durante la fase di produzione, il ruolo del P.M. diventa ancora più dinamico. Supervisiona l’ispettore di produzione e l’ufficio, approva gli ordini di acquisto, gestisce i flussi di cassa e risolve quotidianamente gli imprevisti logistici. Deve assicurarsi che il set sia sicuro, che i trasporti siano puntuali e che ogni reparto abbia ciò di cui ha bisogno per lavorare.
- Controllo dei costi e reporting: monitora costantemente le spese effettive rispetto a quelle preventivate. Ogni settimana, redige un rapporto dettagliato sui costi per il produttore, evidenziando eventuali scostamenti e proponendo soluzioni per rientrare nei parametri stabiliti.
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(shooting schedule) Un documento di produzione, creato dall'aiuto regista (AD) basandosi sulla sceneggiatura. Scompone il film nelle singole scene da girare e le riorganizza in un ordine logistico (non cronologico) per ottimizzare i tempi e i costi delle riprese (es. raggruppando tutte le scene nella stessa location).
fase preparatoria che precede le riprese; in ambito sonoro comporta l'analisi della sceneggiatura e delle location per pianificare la cattura audio e prevenire criticità acustiche.
La sceneggiatura è il progetto scritto e strutturato di un film, che contiene le descrizioni di ogni scena, i dialoghi, le azioni dei personaggi e le indicazioni visive e sonore, fungendo da "film su carta". Essa costituisce il primo passo fondamentale per la realizzazione di qualsiasi opera cinematografica, televisiva o di videogiochi, guidando registi, attori e troupe nella trasformazione di un'idea in un prodotto visibile.
(A.D. o Assistant Director) Figura cardine per la logistica del set che, pur non essendo un tecnico del suono, agisce come principale alleato del reparto fonia. È responsabile di chiamare il silenzio ("quiet on set"), gestire le comparse e coordinare i blocchi del traffico o lo spegnimento di macchinari rumorosi, creando le condizioni ambientali indispensabili per la presa diretta.