1.4 Il segretario di produzione

di Nausica Vacca

Alla base della piramide gerarchica, ma non per questo meno importanti, si trovano le figure che costituiscono la spina dorsale operativa di ogni produzione: il segretario di produzione (production secretary), l’assistente di produzione (production assistant o P.A.) e il runner. Sono i ruoli di ingresso nel reparto, posizioni fondamentali che offrono un’impareggiabile opportunità di apprendimento sul campo. Sebbene svolgano compiti di supporto, la loro diligenza, proattività e attenzione al dettaglio sono cruciali per alleggerire il carico di lavoro dei loro superiori quali l’ispettore e il direttore di produzione, permettendo loro di concentrarsi su questioni più strategiche. La loro affidabilità determina in larga parte la fluidità e l’efficienza delle operazioni quotidiane, sia nell’ambiente strutturato dell’ufficio sia nel caos controllato del set.

Il Segretario di Produzione opera quasi esclusivamente all’interno dell’ufficio di produzione, agendo come diretto supporto dell’Ispettore. Le sue mansioni sono prevalentemente di natura amministrativa e organizzativa, richiedendo precisione e ordine. tra queste vi rientrano:

Gestione delle comunicazioni: il segretario di produzione si occupa delle telefonate e delle e-mail in arrivo e funge da primo punto di contatto per chiunque si interfacci con la produzione.
Supporto documentale: si occupa della fotocopiatura, archiviazione e distribuzione di documenti come copioni, ordini del giorno e documentazione amministrativa di ogni genere.
Gestione delle forniture: mantiene l’ufficio rifornito di cancelleria e di tutto il materiale di consumo necessario al suo funzionamento.
Data entry: inserisce dati nei fogli di calcolo, come le liste di contatti della troupe o i registri delle spese minute.
Assistenza all’ispettore di produzione: il segretario offre supporto al suo diretto superiore nella preparazione di documenti più complessi e nella gestione di compiti specifici, come la prenotazione di corrieri o la raccolta di preventivi.