- Impostazione del budget: si inizia creando un nuovo progetto e impostando parametri come il tipo di produzione (lungometraggio, serie TV, spot pubblicitario), la valuta e le unità di misura (giorni, settimane). Il software fornisce un modello standard che include tutte le voci necessarie, dalle spese “Above-the-Line” (regista, attori principali, produttore) a quelle “Below-the-Line” (troupe, attrezzature, location, trasporti, post-produzione).
- Inserimento delle voci di spesa: ogni voce di spesa chiamata “account”) viene inserita con un codice unico e una descrizione dettagliata. Ad esempio, sotto la categoria “Troupe” si possono creare account separati per direttore della fotografia, assistente alla regia, operatori di camera e così via. Il software permette di specificare la paga giornaliera/settimanale, il numero di giorni di lavoro e le maggiorazioni per gli straordinari o il lavoro nei giorni festivi.
- Gestione di scenari: una delle funzioni più potenti di MMB è la capacità di creare “scenari” multipli dello stesso budget. Questo consente al produttore di confrontare diverse ipotesi finanziarie, ad esempio, un budget con un attore di serie A contro un altro con un attore emergente, o un piano di riprese di 30 giorni contro uno di 45. In questo modo si possono prendere decisioni strategiche ben ponderate.
- Generazione di report: MMB genera automaticamente report finanziari standardizzati, come il “Cost report” – che confronta il budget con le spese effettive -, il “Top Sheet” – un riassunto delle macro-categorie di spesa – e la “Petty Cash Report”. Questi report sono fondamentali per la comunicazione con i finanziatori e per tenere sotto controllo la spesa in tempo reale.
