Il suo ruolo è garantire che le informazioni fluiscano correttamente e che le risorse siano disponibili nel posto giusto al momento giusto. Le sue attività quotidiane sono un concentrato di gestione e problem solving:
- Gestione dell’ufficio di produzione: è responsabile dell’allestimento e della gestione dell’ufficio fisico, assicurandosi che sia equipaggiato con tutto il necessario (linee telefoniche, computer, stampanti, cancelleria). Crea e mantiene l’archivio fisico e digitale di tutti i documenti di produzione.
- Coordinamento della troupe e dei fornitori: si occupa della raccolta e della gestione dei contratti e dei documenti di tutta la troupe. È il punto di contatto principale per i fornitori: prenota e coordina il noleggio delle attrezzature tecniche, dei veicoli, degli alloggi per cast e crew e dei voli, gestendo ordini di acquisto e fatture.
- Preparazione e distribuzione dei documenti: è responsabile della finalizzazione e della distribuzione di documenti fondamentali come il piano di lavorazione, gli ordini del giorno, le mappe per raggiungere il set e le liberatorie per le location e le persone riprese. Si assicura che ogni membro della troupe riceva le informazioni corrette e aggiornate.
- Gestione delle assicurazioni e dei permessi: collabora con il direttore di produzione per attivare le polizze assicurative necessarie (infortuni, danni alle attrezzature) e si occupa di raccogliere la documentazione per la richiesta dei permessi di ripresa.
- Pianificazione logistica: organizza la logistica dei trasporti di persone e materiali. Se un attore deve arrivare da un’altra città, è l’ispettore che prenota il volo, l’albergo e il transfer. Se un’attrezzatura speciale deve essere spedita sul set, è lui a coordinare la consegna.
- Comunicazione interna: Funge da tramite tra i capi reparto e il direttore di produzione, raccogliendo le loro richieste e necessità e assicurando che vengano processate. La sua scrivania è il luogo dove la teoria del piano di lavorazione si scontra con la realtà, e dove i problemi vengono risolti prima ancora che possano arrivare a impattare il set.
