La sua opera di gestione del budget e della logistica si articola attraverso una serie di passaggi metodici:
- Analisi e scomposizione del budget: il P.M. suddivide il budget in conti e sottoconti dettagliati per ogni reparto. Analizza lo spoglio della sceneggiatura – ovvero la lista degli elementi necessari per realizzare lo script – per prevedere necessità di vario genere come i giorni di ripresa e le attrezzature tecniche necessari.
- Assunzione della troupe e negoziazione con i fornitori: è responsabile dell’assunzione di gran parte della troupe below-the-line. Negozia le tariffe con i capi reparto e seleziona i fornitori per il noleggio di attrezzature (luci, camere, generatori), i servizi di catering, i trasporti e gli alloggi, cercando sempre il miglior rapporto qualità-prezzo.
- Creazione del piano di lavorazione dettagliato: in collaborazione con l’aiuto regista, il P.M. crea il piano di lavorazione – ossia il calendario delle riprese e l’ordine con cui verranno effettuate – che ottimizzi i tempi tenendo conto della disponibilità delle location, degli attori e delle ore di luce. Ogni decisione ha un impatto diretto sul budget.
- Supervisione logistica durante le riprese: durante la fase di produzione, il ruolo del P.M. diventa ancora più dinamico. Supervisiona l’ispettore di produzione e l’ufficio, approva gli ordini di acquisto, gestisce i flussi di cassa e risolve quotidianamente gli imprevisti logistici. Deve assicurarsi che il set sia sicuro, che i trasporti siano puntuali e che ogni reparto abbia ciò di cui ha bisogno per lavorare.
- Controllo dei costi e reporting: monitora costantemente le spese effettive rispetto a quelle preventivate. Ogni settimana, redige un rapporto dettagliato sui costi per il produttore, evidenziando eventuali scostamenti e proponendo soluzioni per rientrare nei parametri stabiliti.
